Équipe et accès

Votre espace est réservé aux personnes que vous invitez. Ce guide explique comment les inviter, décider de ce que chacun voit et modifie, et comment elles se connectent, avec un code par e-mail ou le fournisseur d’identité de votre organisation.

Inviter un collègue

Pour inviter un collègue :

1. Ouvrez « Paramètres → Équipe ».
2. Cliquez sur « Inviter un membre », saisissez son adresse e-mail et choisissez son rôle.
3. Cliquez sur « Inviter ».

Votre collègue reçoit un e-mail d’invitation. Sa première connexion avec cette adresse crée son compte. Une adresse qui n’a pas été invitée est refusée à la connexion, quelle que soit la méthode.

Les invitations en attente s’affichent sous le formulaire : vous pouvez les renvoyer ou les révoquer.

En mode test, votre espace compte jusqu’à 3 utilisateurs, invitations en attente comprises au moment d’inviter. Voir Modes et facturation.

Les rôles et les droits

Les rôles se gèrent dans « Paramètres → Rôles et accès ». C’est une grille rôles × modules (leads, entreprises, transactions…) : chaque case dit ce que le rôle peut voir et modifier dans ce module, parmi ces valeurs :

• aucun accès ;
• ses fiches, celles dont la personne est propriétaire ;
• son équipe, les fiches des membres de ses équipes ;
• tout.

« Ses fiches » et « son équipe » incluent aussi les fiches sans propriétaire. Un interrupteur « Paramètres » donne en plus l’accès aux réglages de l’organisation.

Trois rôles sont fournis : admin (tout), manager (son équipe) et member (ses fiches). Vous pouvez créer vos propres rôles, les renommer ou les supprimer en réaffectant leurs membres. Le rôle admin ne se modifie pas.

Chaque lead, entreprise et transaction peut avoir plusieurs propriétaires ; le premier est le propriétaire principal. Les destinataires d’une campagne sont toujours choisis parmi les contacts que son auteur a le droit de voir.

Les équipes

Dans « Paramètres → Équipe », vous pouvez aussi créer des équipes, par exemple par agence ou par gamme de produits. Un collaborateur peut appartenir à plusieurs équipes. Une tâche peut être confiée à une personne, à une équipe (toute l’équipe la voit), ou à personne (tout le monde la voit).

Le journal d’audit

Chaque création, modification et suppression est consignée dans le journal d’audit, avec son auteur et sa date. Les modifications d’une fiche apparaissent dans son fil, et une écriture faite par l’API y est signée du nom de la clé d’API qui l’a faite.

Le journal est conservé 730 jours par défaut ; la durée se règle dans « Paramètres → Conservation ».

Se connecter

Il n’y a pas de mot de passe. Sur la page de connexion de votre espace, saisissez votre adresse e-mail : vous recevez un e-mail avec un code et un lien. Cliquez sur le lien, ou saisissez le code reçu.

Si votre organisation a configuré un fournisseur d’identité, un bouton permet aussi de se connecter avec lui.

La connexion par SSO

Le CRM accepte les fournisseurs d’identité compatibles OpenID Connect. La connexion par SSO suit les mêmes règles que les autres : seules les personnes invitées entrent, et la première connexion d’une adresse invitée crée son compte.

Pour mettre en place le SSO de votre organisation, écrivez-nous à contact@fabulous-crm.com.

Rendre le SSO obligatoire (mode illimité)

En mode illimité, vous pouvez demander que vos membres ne se connectent que par le fournisseur d’identité de l’organisation. Nous l’activons à votre demande.

Une fois la règle en place :

• la page de connexion n’affiche plus que le bouton du fournisseur ;
• les membres invités acceptent leur invitation en se connectant avec ce fournisseur ;
• les administrateurs gardent la connexion par code e-mail, à l’adresse https://<slug>.fabulous-crm.com/login?admin, pour ne jamais se retrouver bloqués si le fournisseur est en panne.

Avant de nous la demander :

1. Vérifiez que le fournisseur est configuré et qu’un membre peut se connecter avec lui.
2. Gardez au moins deux administrateurs.
3. Demandez aux administrateurs d’ajouter l’adresse /login?admin de votre espace à leurs favoris.

La règle ne s’applique que si un fournisseur utilisable est configuré : elle ne peut pas fermer votre espace à tout le monde. Si votre espace repasse en mode test, la règle est suspendue, puis revient avec l’abonnement.

Si vous perdez l’accès malgré tout, écrivez-nous à contact@fabulous-crm.com : nous pouvons lever la règle en quelques minutes.