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Affaires et pipelines

Une affaire, appelée « transaction » dans le CRM, représente une vente en cours : un montant, une devise, une date de clôture prévue, un ou plusieurs propriétaires, le lead concerné et, le cas échéant, la campagne d’où elle vient. Les transactions avancent dans un pipeline, de stade en stade, jusqu’à être gagnées ou perdues.

Configurer un pipeline

Les pipelines se configurent dans « Paramètres → Pipelines ». Vous pouvez en créer plusieurs, par exemple un pour les nouveaux clients et un pour les renouvellements. Chaque pipeline a ses stades, dans l’ordre, dont un stade gagné et un stade perdu.

« Modifier » ouvre l’éditeur en plein écran : les informations et les stades à gauche, le graphe des transitions à droite. Chaque stade y est un nœud, chaque passage autorisé une flèche.

Les transitions entre stades

Par défaut, une transaction peut passer au stade suivant ou revenir au précédent, et le dernier stade en cours mène à gagné ou perdu. Vous pouvez changer ces règles dans l’éditeur :

Les stades gagné et perdu sont des fins de parcours, sauf si vous ajoutez une flèche pour rouvrir une affaire. L’éditeur vous avertit quand un stade est inaccessible ou quand il ne mène nulle part. La disposition que vous donnez au graphe est enregistrée avec le pipeline.

Les étiquettes de stade

Chaque stade peut porter des étiquettes. Sur « Perdue », ce sont typiquement les motifs de perte : prix, concurrent, pas de budget. En entrant dans un stade étiqueté, le CRM propose ses étiquettes et un commentaire ; vous pouvez rendre au moins une étiquette obligatoire. Elles s’affichent sur la fiche, sur la carte du Kanban et dans le fil du lead, et se filtrent avec « Étiquettes de stade ».

Suivre vos transactions

La page « Transactions » propose deux vues :

Chaque colonne affiche le nombre de transactions et le montant total du stade. La fiche d’une transaction garde l’historique de ses changements de stade.

Pour créer une transaction, utilisez le bouton de la page « Transactions », ou importez un fichier avec Importer : le pipeline et le stade y sont reconnus par leur nom.

Quand une transaction est gagnée, son lead passe automatiquement au statut « Client ».

Les activités et les tâches

Les activités regroupent les appels, les réunions, les tâches, les e-mails et les notes. Chacune se rattache à un lead, une entreprise ou une transaction, avec une échéance, un propriétaire et un résultat.

Pour noter un appel, utilisez le compte-rendu rapide depuis la fiche : vous pouvez y ajouter un rappel.

La page « Tâches » regroupe vos tâches dans la vue « Mes tâches », par période : en retard, aujourd’hui, cette semaine, plus tard et sans date. Une tâche peut être confiée à une personne, à une équipe (toute l’équipe la voit), ou à personne (tout le monde la voit) : voir Équipe et accès.

Automatiser le suivi des ventes

Les workflows peuvent réagir à la vie de vos transactions, avec les déclencheurs « Transaction créée », « Transaction changée de stade », « Transaction gagnée » et « Transaction perdue ». Ils peuvent aussi en créer ou les faire avancer, avec les étapes « Créer une transaction », « Changer le stade d’une transaction » et « Créer une tâche ».

Exemple : quand une transaction est gagnée, créer une tâche d’accueil du client pour le chargé de compte. Voir Workflows, formulaires et pages.

Qui voit quoi

Chaque transaction peut avoir zéro, un ou plusieurs propriétaires. Selon son rôle, un collaborateur voit toutes les transactions, celles de son équipe ou seulement les siennes, plus celles qui n’ont pas de propriétaire. Ces droits se règlent module par module dans « Paramètres → Rôles et accès ».

Brancher vos autres outils

Les transactions et les activités se lisent et s’écrivent aussi par l’API publique. En mode illimité, les webhooks sortants préviennent vos autres outils à chaque création, modification ou changement d’étape. Voir Connecteurs et domaine.