Contacts et entreprises

Les contacts sont le cœur du CRM. Dans le menu, ils s’appellent « Leads » ; chacun peut être rattaché à une fiche « Entreprises ». Ce guide explique comment les créer, les organiser, les enrichir et les importer.

Les leads

La page « Leads » liste vos contacts, avec des filtres et une pagination. Depuis cette page, vous pouvez créer un lead, le modifier, le supprimer (un par un ou en masse) et l’assigner à un collègue.

Le prénom, le nom et l’adresse e-mail sont obligatoires. Un lead supprimé n’est pas effacé tout de suite : il reste récupérable pendant la durée réglée dans « Paramètres → Conservation » (30 jours par défaut), puis il est purgé avec tout ce qui s’y rattache.

La fiche d’un lead

La fiche réunit dans un seul fil chronologique les notes, les activités, les envois de campagne, les inscriptions aux workflows, les changements de statut, les transactions et les modifications de la fiche. Un filtre par type permet de n’afficher, par exemple, que le consentement ou la navigation.

Vous pouvez aussi y déposer des fichiers (devis, contrats, scans) par glisser-déposer, les ranger dans des dossiers et prévisualiser images et PDF. Un fichier supprimé passe d’abord par la corbeille de la fiche, d’où il peut être restauré. La taille maximale et la durée de conservation se règlent dans « Paramètres → Fichiers ».

Les entreprises

Une entreprise regroupe les leads d’une même organisation. Le rattachement se fait par numéro d’immatriculation, par numéro de TVA, puis par le domaine de l’adresse e-mail : marie@acme.fr peut être rattachée à l’entreprise existante dont le domaine est acme.fr. Aucune entreprise n’est créée à partir d’une simple adresse e-mail, et les messageries grand public sont ignorées.

Quand vous enregistrez un lead dont le domaine correspond à une entreprise, le CRM vous demande « Rattacher ce lead à cette entreprise ? » : rien n’est fait sans votre réponse.

Pour une entreprise française, le SIRET est vérifié dans la base Sirene. Le numéro de TVA est contrôlé selon le pays, et vérifié en direct dans VIES pour l’Union européenne. Les adresses s’adaptent au pays choisi (ordre des champs, code postal, régions), avec une recherche d’adresse en haut du formulaire.

Propriétés personnalisées

Un administrateur peut ajouter ses propres champs dans « Paramètres → Propriétés », sur les leads, les entreprises, les transactions et les activités. Neuf types sont disponibles : texte, nombre, e-mail, liste, choix unique, choix multiple, date, booléen et RPPS.

Ces propriétés apparaissent dans les fiches, peuvent s’afficher en colonnes dans les listes et servent de critères dans les filtres avancés, les formulaires et l’import.

Le statut des contacts

Le statut situe un lead dans son parcours, du marketing à la vente : abonné, lead, MQL, SQL, opportunité, client, ambassadeur. Dans « Paramètres → Statuts », vous pouvez modifier ces statuts, choisir le statut par défaut et interdire le retour en arrière.

Chaque changement est historisé sur la fiche. Une transaction gagnée fait automatiquement passer son lead au statut « Client », et un workflow peut changer le statut avec l’étape « Changer le statut ».

Les doublons

Le CRM repère les leads en double par téléphone, par e-mail, par nom et code postal, ou par un nom très proche. L’écran « Doublons potentiels » les présente côte à côte : vous choisissez, champ par champ, la valeur à garder, puis vous fusionnez. Les notes, activités, transactions, envois, workflows et listes du doublon sont reportés sur la fiche conservée.

Les listes

« Paramètres → Listes », ouvert à tous les employés, permet de créer des listes de leads. Une liste dynamique se remplit et se met à jour d’elle-même selon ses critères ; une liste peut aussi servir de déclencheur ou d’étape dans un workflow.

Importer un fichier

Pour importer des contacts :

1. Cliquez sur « Importer » dans le menu, ou sur le bouton Importer de la page Leads (le même bouton existe pour les entreprises, les transactions, les tâches et les listes).
2. Choisissez un fichier CSV (séparateur virgule, point-virgule ou tabulation) ou Excel .xlsx (première feuille).
3. Associez chaque colonne à un champ. Les en-têtes courants sont reconnus, propriétés personnalisées comprises. Vous pouvez enregistrer cette correspondance : elle se réappliquera aux fichiers qui ont les mêmes en-têtes.
4. Lancez la simulation : elle indique, ligne par ligne, ce qui sera créé, mis à jour, signalé comme doublon probable ou refusé, sans rien écrire.
5. Choisissez ce que deviennent les doublons probables (mettre à jour ou créer), puis lancez l’import.

Le rapport donne les compteurs et les lignes en erreur, que vous pouvez télécharger avec « Exporter les lignes en erreur » pour les corriger. Un import interrompu reprend là où il s’est arrêté avec Reprendre.

Bon à savoir : un lead existant est reconnu par son adresse e-mail, et le consentement marketing ne s’importe jamais. Il se recueille auprès de la personne elle-même, voir Campagnes.

En mode test, l’import compte dans le quota de 500 contacts : voir Modes et facturation.