Données et RGPD

Vous restez propriétaire des données que vous enregistrez dans votre CRM. Pour les données de vos contacts, vous êtes le responsable de traitement et nous agissons comme sous-traitant, selon l’accord de sous-traitance. Ce guide explique où vivent vos données, comment les récupérer, comment répondre aux personnes qui exercent leurs droits et ce qui se passe quand un espace ferme.

Où sont vos données

Chaque espace a sa propre base de données, séparée de celle des autres clients. La base, les fichiers joints et les fonctions de votre espace sont hébergés dans l’Union européenne. La liste des prestataires et l’endroit où chacun traite les données figurent sur la page Sous-traitants et localisation.

Le service n’est pas certifié pour l’hébergement de données de santé : n’y enregistrez pas de telles données.

Exporter vos données

Plusieurs moyens existent selon le besoin :

par l’API publique, à tout moment, pour récupérer contacts, entreprises, transactions, activités, listes et propriétés : voir Connecteurs et domaine ;
pour une personne, avec « Exporter ses données (JSON) » sur sa fiche (voir plus bas) ;
à la fermeture de l’espace, un export complet est envoyé au propriétaire.

Répondre aux demandes des personnes

Sur la fiche d’un lead, la carte « Droits de la personne » est réservée aux utilisateurs qui ont le droit « Paramètres ». Chaque action y est consignée dans le journal d’audit.

Une demande peut vous arriver par n’importe quel canal. Exécutez-la depuis la fiche dans le mois qui suit, puis répondez à la personne :

Droit d’accès : « Exporter ses données (JSON) » produit une archive de tout ce que le CRM détient sur la personne : fiche, entreprise, notes, listes, transactions et activités liées, envois de campagne, workflows, formulaires, score, métadonnées des fichiers joints, journal d’audit.
Opposition au profilage : l’interrupteur arrête le scoring et tout suivi des ouvertures, des clics et de la navigation, sans toucher à la fiche. Il se désactive de la même façon.
Droit à l’effacement : après confirmation, la fiche et tout ce qui lui appartient sont supprimés définitivement. Les transactions et activités liées restent, sans lien vers la personne, car elles appartiennent à votre organisation.

Le consentement de vos contacts

Le consentement marketing ne s’importe jamais et ne s’écrit pas par l’API : il vient de la personne, par un formulaire ou par son centre de préférences. Chaque changement est enregistré, daté et sourcé, s’affiche dans le fil du contact et figure dans l’export de ses données. Le détail est dans Campagnes.

Si vous activez le suivi web en mode nominatif, prévoyez une base légale, informez clairement vos visiteurs et renseignez l’adresse de votre politique de confidentialité : voir Workflows, formulaires et pages.

Durées de conservation

Dans « Paramètres → Conservation », vous réglez combien de temps le CRM garde :

les fiches supprimées (30 jours par défaut), purgées ensuite avec tout ce qui s’y rattache ;
les événements de campagne et le journal des workflows (365 jours par défaut) ;
le journal d’audit (730 jours par défaut).

Une purge tourne chaque nuit et laisse une trace de ce qu’elle a effacé. Les pages vues du suivi web ont leur propre durée, réglée dans « Paramètres → Suivi web ».

Les sauvegardes

Votre espace est sauvegardé chaque nuit. Chaque sauvegarde est chiffrée avant de quitter la machine qui la produit, conservée 30 jours, et la restauration est testée régulièrement. Une sauvegarde est une photo de la nuit : une restauration ramène l’espace à l’état de la dernière sauvegarde.

Si vous avez besoin d’une restauration, écrivez-nous à contact@fabulous-crm.com.

Fermer votre espace

Pour fermer votre espace, le propriétaire nous écrit à contact@fabulous-crm.com. Un espace en mode test resté sans connexion pendant 60 jours est fermé de la même façon, après les rappels décrits dans Modes et facturation.

La fermeture se déroule ainsi :

L’espace devient inaccessible et ses données sont exportées.
Le propriétaire reçoit un e-mail avec un lien de téléchargement : une archive zip contenant un fichier JSON Lines par table et les fichiers joints. Le lien reste valable 30 jours.
Un rappel est envoyé une semaine avant la suppression.
À la date annoncée, l’espace et toutes ses données sont supprimés. Les sauvegardes chiffrées s’éteignent ensuite au terme de leur durée de conservation.

Pendant ces 30 jours, la fermeture peut être annulée : un message suffit, et l’espace revient tel que vous l’avez laissé, abonnement compris. Le lien d’export reçu cesse alors de fonctionner.

Pour un espace en mode illimité, l’abonnement est arrêté à la fin de la période en cours, puis résilié pour de bon à la suppression.

L’archive de fermeture n’est pas chiffrée, pour que vous puissiez l’ouvrir : elle est conservée dans un stockage privé, accessible uniquement par votre lien, et supprimée à son expiration. Téléchargez-la sans attendre.

Pour en savoir plus

Pour toute question sur les données personnelles, écrivez à privacy@fabulous-crm.com. Pour signaler une faille de sécurité : security@fabulous-crm.com.